El grupito organizador, con representantes por RAMA vienen preparando el encuentro, pero necesitan de tu entusiasmo. Hay que registrarse, si vas a venir; si no, mandar tus saludos; y más anotarte como voluntario en algún grupo! Mirá aquí mismo abajo el acta de nuestra segunda reunión de delegados.
Por correo aparte les mandamos el formulario de registro para llenarlo y devolverlo. Verán que ya hay 79 mayores inscritos. Avisar a todos, que muchos correos rebotan, corregir los correos de tu RAMA que no estén bien y completar los que no tenemos!!!
Ya, ya ya ya! Nos vemos
Flia Ramírez – 2da Reunión pre encuentro de julio
13 de junio 2014
1- Las siguientes personas por cada RAMA familiar asistieron a la reunión para revisar los avances de organización de nuestro encuentro de julio:
– CARLOS – Ausente
– ALFREDO – Juan Luis Pacheco
– NONA – Ma. Eugenia Ponce
– TOTI – Cristina Lemaitre
– CARLOTA – Ily
– CHUSÍN – Fernando (EFE)
– TERE – en EEUU
– NEGRO – Lorena
– LUCHO – Carmen, Lucho
– FERNANDO – Ausente
– VELARDES – Nancy y Chichi
2. Se revisaron los diferentes puntos definidos en la primera reunión.
3. Se revisó el avance de cada una de la comisiones:
–Local: Se ratifica la oferta de Marcel e Inés para hacer el Encuentro en Tiquipaya. Ante una sugerencia de cambiar la fecha de domingo 6 a sábado 5 para facilitar el traslado de los que vienen del interior, se considera inviable por ya haber avanzado con el anuncio de esta fecha, también por que ese sábado se juegan importantes partidos del mundial que restaría asistencia. Por ello se decide mantener la fecha del Domingo 6 por esta vez y tal vez para futuros encuentros se considere hacerlo en día sábado.
–Comunicaciones: Lucho da cuenta del uso del blog y correos electrónicos para los primeros comunicados, pidiendo a la familia abra el blog frecuentemente porque se irán posteando noticias a menudo. El siguiente correo se enviará con todas las direcciones de las ramas respectivas, solicitando a cada una revisar y corregir los correos existentes, pues muchos de ellos rebotan. Con el Facebook a cargo de Lorena se continuarán enviando mensajes individuales así como posteando noticias respectivas en el Grupo Familia Ramírez donde se ha abierto el evento “Reunión de los Ramirez”. Para encargos por teléfono si no contesta Carmen dejar mensaje en su contestador.
-Recepción; Se ratifica la aceptación de Ximena de coordinar este grupo. Se contactará a Mariana que ha estado de viaje para colaborar con el mismo, y se ofrece Cristina y posiblemente Vania (su cuñada) para apoyar en las tareas de registro del domingo 6.
–Oración y reflexión: Se mantienen como responsables Carmen y Corina
– Refrescos, Coca cola, Fanta Sprite y agua, más mesas, sillas y sombrillas. Ante las ocupaciones de Claudio Z. se solicitaría a Valeria encargarse de la contratación de este servicio y coordinar un grupo para la recepción del servicio el sábado y su entrega el lunes 7. Carmen ofrece ayudar.
– Venta refrescos: coordinados por Claudio Zeballos y con el apoyo de la rama Negro se encargarán de su manejo el domingo 6.
o Contratar servicio higiénico portátil, recibirlo, ubicarlo y asegurar su funcionamiento para varones y el del corredor para damas:; entregarlo el lunes 7. Corina. Se consultaron a las compañías
Servimaster e Industrias Ser. Cada una cobra bs. 400, pero Ser cobra además transporte. El Papel higiénico, lo comprará Cori por su cuenta y se quedará con lo que sobre. Se le encarga la contratación de Servimaster.
o Contratar, recibir y atender Juego niños. Finalmente ante las ocupaciones de Alejandra, Lorena cotizó, con dos juegos 500 Bs. con tres juegos 650 bs. Se decide por los tres juegos y se le pide contratar.
o Equipo de sonido, Lorena informa que costaría $us 90 (Unos 630 bs.). Se le encarga su contratación.
o Valor: Con los precios ajustados, entonces, que suman 1680 Bs., se calcula que si llegamos a 100 mayores asistentes, la cuota no pasaría de 20 bs. por cabeza. Decidiendo que los menores de 7 años no pagarían. Se confirmara el costo cuando tengamos a todos los familiares inscritos.
– Distribuir y arreglar Mesas, sillas y sombrillas temprano el domingo (9:00 am) y su respectivo retiro al final. Se mantiene de coordinador a Fernando, quien buscará voluntarios de apoyo. Se pide que por si acaso el que tenga mesas y sillas plegables las pueda llevar.
– Bolsas de basura, recojo y botado de la misma, limpieza general después del encuentro: Se encarga a cada mesa atender la disposición de su basura, Se repartirán bolsas por mesa. Lucho y Corina
– Maestro de ceremonias, Entretenimiento, dinámicas de presentación, anécdotas y juegos. Premios, Lorena con el apoyo del Pecesillo. Se pide inscribir a los de la familia que puedan tener alguna habilidad especial para presentarlo.
– Actualizar genealogía: Nancy y Lucho están adecuando programas de genealogía para actualizar la que tenemos. El escribidor mandará lo que teníamos para cada rama, solicitando actualizar y devolver con los nuevos nombres.
Sigue en pie: que se uniformaría la comida: cada uno traería suficiente para su grupo familiar, plato de pollo y acompañamiento respectivos. Fuera de los refrescos disponibles de la Coca Cola a precio de mayorista, otras bebidas que quisieran deberán también ser traídas por cada grupo familiar. Cada uno también se encarga de sus platos, cubiertos, y vasos.
Se recuerda también que cada RAMA traerá sus gafetes de identificación personal consignando la RAMA, Ramita, y brote. Lorena enviará el modelo para que cada RAMA prepare sus gafetes y lleve sus ganchos, con los colores asignados por RAMA. Se pide que cada RAMA use dicho color además en camiseta, cintas o sombreros, para su fácil distinción!. Los colores asignados:
Carlos: Rojo; Alfredo: Amarillo; Nona café; Toty Lila; Carlota Roasdo: Chusin Naranja; Negro Verde; Luchos Azul: Fernando Plomo: Velarde – Morado
Comisión Estacionamiento: Falta definir los voluntarios para este trabajo.
Seguimos recordando que aquí se han asignado responsables de grupo, pero solicitamos vehementemente voluntarios para integrarlos bajo la responsabilidad del coordinador.
Los representantes de rama siguen a cargo de confirmar los participantes de su RAMA, con la información necesaria del cuadro que se pasará a cada uno por los comunicadores. Además inscribirán a los voluntarios para la diferentes comisiones…
Se tendrá una última reunión para informar de los detalles de implementación el JUEVES 26, a las 6 de la tarde en casa de Lucho y Corina – Ramon Rivero edif. Jacarandá, frente al Tenis, Dept 6ª. Se pide especialmente a todas las ramas, especialmente las ausentes, enviar su delegado para esta segunda reunión. Se pide también a TODOS los coordinadores de comisión estar presentes.
Para esta fecha se pide a todas las RAMAS ya haber entregado sus listas de participantes en el evento, para lograr el respectivo cálculo de requerimientos.
15 de junio 2014, El escribidor.
